Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement mit DocuWare erleichtert den systematischen und effizienten Umgang mit Verträgen innerhalb eines Unternehmens. Es umfasst die gesamte Bandbreite an Prozessen, die mit der Erstellung, Prüfung, Unterzeichnung, Verwaltung und Beendigung von Verträgen einhergehen. Ein professionelles Vertragsmanagement deckt dabei nicht nur die simple Verwaltung von Verträgen ab, sondern schließt auch die Überwachung der Vertragspflichten und -rechte ein.
In der heutigen digitalen Ära liegt ein besonderer Fokus auf der Digitalisierung aller relevanten Vertragsdokumente, was eine effizientere, transparentere und sicherere Handhabung von Vertragsbeziehungen ermöglicht. Die Lösung von DocuWare unterstützt dabei, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzubringen!
Vertragsmanagement mit DocuWare – Warum ist das so wichtig?
Vertragsmanagement spielt eine entscheidende Rolle für die betriebswirtschaftliche Effizienz und Sicherheit eines Unternehmens. Durch die digitale Verwaltung von Verträgen mit den Lösungen von DocuWare lassen sich Zeit und Kosten deutlich reduzieren. Darüber hinaus führt ein effektives Vertragsmanagement zu transparenten Prozessen, erhöhter Rechtssicherheit und Vertraulichkeit.
Die Einbindung der Verträge in digitale Geschäftsprozesse ermöglicht zudem eine nahtlose Integration in den Unternehmensalltag. Besonders in regulierten Branchen ist ein umfassendes Vertragsmanagement unerlässlich, um alle Vorschriften und Richtlinien einzuhalten. Die digitale Transformation in diesem Bereich unterstützt Unternehmen dabei, Compliance-Ziele zu erreichen und Risikomanagement effektiv zu betreiben.
Vertragsmanagement in der Praxis
Das Vertragsmanagement von DocuWare beinhaltet verschiedene Schlüsselkomponenten. Dazu zählen die Digitalisierung papierbasierter Verträge, die Automatisierung der Vertrags- und Dokumentenerstellung sowie effizientes Suchen und Auffinden digitalisierter Verträge. Weiterhin sind die Überwachung von Terminen und Fristen, ein effektives Workflow- und Aufgabenmanagement, Dokumentenvergleich, Versionsmanagement und die Nutzung rechtskonformer elektronischer Unterschriftenfunktionen wesentliche Bestandteile.
Zudem unterstützt die Lösung von DocuWare bei der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und gewährleistet ein revisionssicheres Vertragscontrolling sowie eine revisionssichere Ablage der Dokumente.
Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements
Durch den Einsatz der Vertragsmanagement-Software von DocuWare können Unternehmen ihre Prozesseffizienz deutlich steigern. Die Software ermöglicht eine zentrale, digitale und strukturierte Verwaltung von Verträgen, automatisiert Prozesse und erhöht die Transparenz. Durch integrierte Erinnerungsfunktionen für Fristen und Vertragsverlängerungen minimiert sie das Risiko unnötiger Vertragsverlängerungen (Evergreening) und unterstützt die rechtzeitige Entscheidungsfindung.
Des Weiteren erleichtert die Software die Suche nach relevanten Informationen und trägt zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen bei. So können sowohl die Zeit- als auch die Kostenersparnis realisiert und gleichzeitig die Risiken, die aus Fristüberschreitungen oder Vertragsbrüchen resultieren, verringert werden.