Effiziente Verwaltung von Projektakten mit DocuWare
Die Verwaltung von Projektakten mit DocuWare gestaltet sich mühelos und übersichtlich. Das System ermöglicht die zentrale Speicherung aller relevanten Dokumente eines Projekts – von der ersten Besprechung bis zum Projektabschluss. Mit DocuWare werden Informationssilos vermieden, indem projektbezogene Dokumente wie Briefe, Protokolle, Angebote und Verträge zentral gespeichert und bearbeitet werden.
Ein einziges Indexfeld, wie „Projekt“ oder „Kunde“, verbindet dabei alle Dokumente, was eine einfache und schnelle Zuordnung sowie Wiederauffindung ermöglicht.
Mit DocuWare können Sie auch einfach weiter über den Windows Explorer arbeiten. Ihre Mitarbeiter merken gar nicht das Sie in DocuWare arbeiten!
Projektbezogene Ablage und Recherche
In DocuWare können Dokumente bei der Ablage einem spezifischen Projekt zugeordnet werden. Die projektbezogene Suche erfolgt ebenso einfach, indem alle Dokumente eines Projekts mit wenigen Klicks aufgerufen werden können. Dies wird durch die Ordneransicht erleichtert, die als erste Ordnerebene das gewählte Indexfeld „Projekt“ verwendet.
ie Struktur der Projektordner ist flexibel konfigurierbar, wodurch unterschiedliche Bedürfnisse und Arbeitsweisen verschiedener Teams und Abteilungen unterstützt werden. Diese Strukturierung hilft bei der effizienten Verwaltung und erleichtert die Zusammenarbeit im Team.
Automatisierte Ordnererstellung
Ein besonderer Vorteil von DocuWare ist die automatische Erstellung von Projektordnern. Sobald das erste Dokument eines neuen Projekts abgelegt wird, erstellt DocuWare automatisch einen entsprechenden Ordner. Unterordner entstehen entsprechend den Dokumenttypen, die zu diesem Projekt gehören. Diese automatisierte Strukturierung erspart Zeit und erleichtert das Management von Dokumenten erheblich. Jedes neue Projekt wird nahtlos in das System integriert, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand für die Ordnererstellung.
Direktes Speichern und Indexieren in Projektordnern
Nutzer können Dokumente direkt in den Projektordnern speichern. Durch Drag & Drop lassen sich Dokumente einfach in den entsprechenden Projekt- oder Unterordner verschieben. Der Ablagedialog öffnet sich automatisch, und relevante Indexfelder sind bereits vorausgefüllt. Zusätzliche Einträge können einfach ergänzt werden. Diese Funktion macht das Speichern von Dokumenten intuitiv und effizient und unterstützt die schnelle Zuordnung und Archivierung von projektbezogenen Dokumenten.
Beginnen Sie mit der Optimierung Ihrer Projektakten
Steigern Sie Effizienz und Übersichtlichkeit Ihrer Projekte mit DocuWare. Starten Sie jetzt und erleben Sie, wie einfach die Verwaltung Ihrer Projektakten sein kann. Kontaktieren Sie uns für eine Demonstration und erfahren Sie mehr über die Vorteile von DocuWare für Ihr Projektmanagement.