Der Golfpark Hufeisensee betreibt im Freizeitpark Halle eine Golfanlage, die durch ihr vielfältiges Angebot innerhalb weniger Jahre stark gewachsen ist. DocuWare Cloud sorgt für Transparenz und hat den Aufwand für die Rechnungsbearbeitung und -archivierung deutlich reduziert.
Stadtnah gelegen – 20 Gehminuten von der Stadtmitte von Halle entfernt – ist der Golfpark Hufeisensee gut sieben Jahre nach seiner Inbetriebnahme eine feste Größe unter den Freizeitangeboten der Saale-Stadt. „Golf für Schulen“ oder „Golf für Sportvereine“ sind beliebte Veranstaltungsformate, um das Teambuilding zu fördern. Eine eigene Golfakademie unter Leitung eines professionellen Golfers bietet Einsteigerkurse und intensive Trainingscamps. Zwei Fußballgolf-Anlagen ziehen weitere Interessenten an. Sportliche Aushängeschilder des Golfclubs Halle, der inzwischen auf 800 Mitglieder gewachsen ist, sind die 2023 gewonnenen Landesmeistertitel bei Damen und Herren.
Für den Betrieb der Anlagen ist die Golfpark Hufeisensee GmbH & Co. KG zuständig. Inklusive Restaurant, das Anfang Dezember 2023 übernommen wurde, beschäftigt das Unternehmen heute 20 Mitarbeitende. Geschäftsführer Michael Labuschke, der früher als IT-Berater tätig war, schlug dem Team im Juni 2023 vor, die Prozesse im Rechnungswesen künftig digital zu managen. Nach einer Vorführung der Funktionsweise von DocuWare mit einer Schnittstelle zur DATEV-Software, mit der die Rechnungen des Golfparks in einer Steuerkanzlei gebucht werden, wurde die Lösung am 1. September 2023 eingeführt. Einen Monat später war der neue DMS-gesteuerte Prozess für Eingangsrechnungen bereits live geschaltet.
Land:
Deutschland
Branche:
Verein
Abteilung:
Verwaltung | Einkauf / Beschaffung | Buchhaltung | Geschäftsführung | Restaurant | Greenkeeping
Deployment:
Cloud
Integration:
Outlook |DATEV Unternehmen online
„Für mich war klar: Wenn wir wachsen wollen, mache ich dem Papierkrieg ein Ende. Wir stellen uns ordentlich digital auf, damit wir auch für zusätzliche Aufgaben, wie die kurz darauf erfolgte Integration des Restaurantbetriebs, gerüstet sind. Nach den Rechnungen kümmern wir uns um die Workflows für den Schriftverkehr.“
Michael Labuschke, Geschäftsführer
Golfpark Hufeisensee GmbH & Co. KG
Ende des Papierkriegs
Inzwischen kommen die Rechnungen – etwa 50 im Monat – zum großen Teil digital, also per E-Mail, in das Büro des Golfparks. Vor allem Rechnungen und andere Briefe von den Behörden (Finanzamt, Ordnungsamt, Aufsichtsbehörden) gehen dort noch postalisch ein. Rechnungen auf Papier werden im Sekretariat mit einem Multifunktionsgerät eingescannt. Alle Rechnungen landen in einem digitalen Briefkorb, von wo die Clubmanagerin sie zur sachlichen Prüfung an die verschiedenen Bereiche weiterleitet. Dabei sind die Belege durch die intelligente Indexierung bereits vorkontiert.
Rechnungen, die Maschinen, Diesel oder Dünger betreffen, werden dem Head Greenkeeper zugeleitet, der prüft, ob sie dem entsprechen, was bestellt und geliefert wurde. Die Konditionen, zu denen geliefert wird, sind in Rahmenverträgen festgehalten. Der Head Greenkeeper hat für die Golfplatzpflege die Budgetverantwortung und kümmert sich um die Organisation seines Teams, das aus sechs Personen besteht. Ein weiterer Bereich ist das Restaurant mit 13 Beschäftigten. Die Restaurantleiterin hat ebenfalls Budgetverantwortung, sorgt für die nötigen Bestellungen und prüft die Rechnungen.
„Cooles System“
Nach der abschließenden Freigabe durch die Geschäftsführung werden die komplett vorkontierten Rechnungen an die von der Steuerkanzlei bereitgestellte Software DATEV Unternehmen online übergeben, wo nur noch eine Sichtprüfung gemacht werden muss. Im Anschluss kann direkt aus der DATEV-Anwendung die Zahlung erfolgen.
Für Michael Labuschke, der 2022 die Geschäftsführung des Golfparks übernahm, ist die zeitliche und örtliche Unabhängigkeit der entscheidende Vorteil, den DocuWare gebracht hat. Er kann, ohne im Büro zu sein – morgens oder abends, in der Bahn oder auch im Urlaub – schnell die Rechnungen durchgehen. Nichts bleibt liegen. Die Clubmanagerin sieht vor allem die Transparenz als Vorteil, da das System ihr zeigt, welche Aufgaben zu erledigen sind, welche Rechnungen gerade wo im Workflow hängen. Der Head Greenkeeper kommt kurz ins Büro, um seine Aufgaben mit der Clubmanagerin am Bildschirm durchzugehen. Die Restaurantleiterin findet das Handling des Systems ganz selbstverständlich und – wie der Geschäftsführer – „einfach cool“.
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